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Dematerializzazione dei documenti, obiettivi e finalità

Da anni al centro dell’attenzione dell’attività della Pubblica Amministrazione, l’argomento della dematerializzazione dei documenti e delle fatture è oggi tema dibattuto su più fronti, in modo particolare in ciò che concerne le procedure di fatturazione elettronica. L’avvento delle più moderne tecnologie in ambito digitale ha comportato una graduale eliminazione della carta, inserita nell’ambito delle procedure di dematerializzazione documentale, tra cui l’obbligo di dematerializzazione dei registri per il settore Agroalimentare, in vigore dal 1° ottobre 2015.

La portata e l’importanza trovano collocazione nel CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), stabilendo le regole tecniche all’art. 42, in cui si fa espressa menzione del sistema di dematerializzazione documentale.

La graduale eliminazione del cartaceo, avvenuta con la completa informatizzazione dei processi di interscambio documentale, ha consentito di migliorare e semplificare i rapporti tra cittadini e Pubblica Amministrazione, ma anche tra essa e le imprese. Un obiettivo raggiunto, quello che il governo si era prefissato agli inizi, soprattutto in considerazione delle proiezioni positive rilasciare da AgID nelle ultime settimane.

DEMATERIALIZZAZIONE E VALORE LEGALE: IL RUOLO DELLA FIRMA ELETTRONICA

La dematerializzazione dei documenti si inserisce in un progetto di più ampio respiro, che prende le mosse dalla volontà di superamento dei processi di gestione degli atti cartacei. Come noto, i supporti tradizionali si caratterizzano per gli elevati costi e per il forte impatto ambientale, oltre alle chiare difficoltà in fase si archiviazione e di conservazione. A queste difficoltà, si uniscono quelle della scarsa trasparenza e dei tempi di ricerca proibitivi.

La dematerializzazione dei documenti si riferisce a un processo graduale con il quale il supporto cartaceo viene progressivamente sostituito da documenti informatici che presentino il medesimo valore legale degli atti tradizionali, anche grazie alla regolamentazione recente a proposito della firma elettronica avanzata. Intesa in questi termini, la dematerializzazione dei documenti è quindi una naturale estensione dell’utilizzo degli strumenti ICT di cui la Pubblica Amministrazione già si è servita in passato per il trattamento automatizzato dei documenti.

Gli obiettivi principali che la dematerializzazione dei documenti si prefigge sono essenzialmente due. Se da un lato, i processi di dematerializzazione sono stati messi in pratica per ridurre o eliminare completamente la produzione di documenti cartacei, da un altro i documenti già prodotti rientrano in un piano di dematerializzazione mirata che prevede una trasformazione – altresì detta, dematerializzazione – dell’archivio esistente in un archivio informatico. Sono esclusi dal procedimento – in ciò che concerne gli archivi già presenti – tutti i documenti che non rientrino nell’ambito degli interessi storico-culturali.

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