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Come promuovere un evento?

Ogni evento che punti ad avere un riscontro deve poggiare su una strategia chiara ed efficace. Come pianificare una strategia organica mirata a rendere l’evento un’occasione di successo?

L’organizzazione di un evento non prescinde dalla sua promozione, che deve avvenire secondo alcune logiche di marketing e l’uso di alcuni strumenti sia offline che online che hanno l’obiettivo di contribuire a rendere l’evento visibile e “popolare” così da attirare molti partecipanti.

Alla base di ogni evento, sia esso piccolo o grande, vi sono delle considerazioni che riguardano le sue fasi di svolgimento.

Una prima fase è quella in cui si stila un elenco dei contatti, si producono contenuti finalizzati alla diffusione e alla pubblicità dell’evento e tutto ciò che occorre alla sponsorizzazione della manifestazione. In questa fase si sviluppa il ‘brand marketing’ facendo leva sugli strumenti che abbiamo per rendere noto il marchio.


Durante l’evento, grazie alla tecnologia web, possiamo sfruttare la possibilità di far seguire ‘live’ l’evento ed essere costantemente aggiornati su “cosa sta accadendo”; una fase ormai ritenuta indispensabile se si vuole creare una story-telling attorno ad un brand.

Dopo l’evento, si prosegue con la fase di analisi qualitativa mediante questionari rivolti agli utenti che possono così esprimere il loro parere.

Riguardo alla strategia da costruire, vi sono delle attività ritenute essenziali alla costruzione di ogni fase che abbiamo appena visto.

Nella prima, prima dell’evento, la promozione deve avvenire offline e online.

Gli strumenti per comunicare un evento sono diversi. A seconda della sua natura e delle dimensioni, potremo avvalerci ora dell’uno ora dell’altro. 

La pubblicità è sicuramente una delle forme migliori per far conoscere un prodotto, un servizio o un evento. Si può fare pubblicità in TV, in radio, sul web, per mezzo di volantini, brochure, biglietti da visita fino ad arrivare alla stampa etichette adesive personalizzate.

Non bisogna trascurare la risonanza che può avere un evento proprio se declinato su più livelli della comunicazione standard.

I passaggi in TV e in radio sono indicati quando il brand sia già abbastanza noto, anche perché queste forme pubblicitarie hanno costi più elevati.

Se l’evento che stiamo organizzando è legato ad un brand di minore popolarità, possiamo sicuramente avvalerci della pubblicità offline (volantini, brochure, etichette) e di quella “online”, che avrà sicuramente una elevata capacità di penetrazione e di diffusione.

Per essere presenti in rete e farsi trovare dagli utenti possiamo costruire una landing page (equivalente del volantino cartaceo) che abbia un contenuto semplice ma altamente informativo. Questa pagina dovrà essere ottimizzata mediante un lavoro di scrittura del codice e dei contenuti stessi di presentazione.

E’ importante curare il design della pagina, che deve essere responsive, come la fruizione dei contenuti multi-dispositivo richiede. Oggi si consultano contenuti da desktop, da tablet, da mobile.

Indispensabile, la cura dei testi ai quali integrare le immagini per dar risalto al focus dell’evento,  data e luogo.

Fulcro della landing page è quella di esortare ad una ‘call to action’ attraverso un modulo di registrazione o di richiesta informazioni e contatti.

E’ importante inserire nella landing page anche dettagli sull’agenda dell’evento, i partner, gli speaker, i partecipanti, gli sponsor. Dovranno essere visibili anche i link ai canali social, al sito corporate e al blog se esistenti.

Attività centrale di promozione dell’evento sono le newsletter e le campagne di email marketing.
Le newsletter potranno essere inviate periodicamente ad una lista di persone raccolta nel corso della promozione o prima.

Il contenuto della newsletter deve essere efficace, in grado di comunicare i vantaggi della partecipazione all’evento.

Nella newsletter potremmo anche inserire una selezione di contenuti che puntano a dare un quadro dell’azienda promotrice o del brand; link a risorse online di approfondimento; case history; etc…


All’interno della newsletter dovrebbe anche esserci un modulo di contatto che gli utenti possono utilizzare per aderire all’evento o altro.

Non meno importante è la promozione degli eventi sui canali social, da Facebook a Twitter, passando per G+ e Linkedin.

In questo caso, naturalmente, si richiede necessario avere una pagina fan su Facebook e degli account per gli altri social, al fine di inserire post mirati e immagini o video a supporto della campagna promozionale dell’evento.

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